News zur ISO 45001

Inhaltsverzeichnis


Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit ist mehr als das Prüfen von Feuerlöschern und Kennzeichnung von Gefahrenstellen

Worauf es bei Compliance & Controlling beim Arbeitsschutz ankommt

…Ganz im Gegenteil – das Thema Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit ist in allen Organisationen ein wichtiges Thema, zum einen weil es der Gesetzgeber vorschreibt und Gefahren verhindern soll, zum anderen, weil die Förderung der Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten und das Stärken der Ressourcen das oberste Ziel sein sollte.

Es ist keine leichte Aufgabe, alle relevanten Gesetze und Pflichten zu kennen und diese regelkonform umzusetzen. Gemäß § 3 Abs. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) trägt der Unternehmer die Verantwortung für den Arbeits- und Gesundheitsschutz: „(1) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen. Er hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Dabei hat er eine Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten anzustreben.“[1] Er muss also aus den geltenden Gesetzen konkrete Pflichten für seine Organisation formulieren, delegieren, umsetzen und dokumentieren. Nur so gelingt es, Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit „compliant“ durchzuführen.

Der Begriff Compliance stammt aus dem angloamerikanischen Rechtsraum und bedeutet so viel wie die Einhaltung von Gesetzen und sonstigen unternehmensrelevanten Vorschriften mit dem Ziel, strafrechtliche Sanktionen und eine zivilrechtliche Haftung des Unternehmens und der verantwortlichen Personen zu vermeiden. Der Begriff wird abgeleitet aus dem englischen Verb „to comply“, was sich etwa mit befolgen, erfüllen übersetzen lässt.

Gerade aber im Thema Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit bedeutet Compliance noch mehr als die bloße Befolgung der Gesetze. Jeder Arbeitgeber hat sein Unternehmen durch eine geeignete Leitungs- und Organisationsstruktur so aufzustellen, dass jegliches Risiko einer Gesetzesverletzung minimiert wird. Er muss die Strukturen und Systeme dabei aber immer wieder prüfen und gegebenenfalls anpassen.

In einer Organisation werden laufend interne und externe Anpassungen vorgenommen. Wird zum Beispiel eine neue Maschine gekauft, oder kommt ein neuer Gefahrstoff hinzu, müssen neue Kennzeichnungen, Unterweisungen oder andere Maßnahmen eingeführt werden. Auch eine Gesetzesänderung kann den Arbeitgeber zu neuen Maßnahmen veranlassen.

Kurzum: Ein Unternehmen, das „compliant“ aufgestellt sein will, muss nicht nur sachgerecht organisiert und strukturiert sein, um Rechtsverletzungen zu vermeiden, sondern auch die einmal geschaffenen Strukturen immer wieder neu überdenken, anpassen und verbessern.

Um „compliant“ zu handeln benötigt jede Organisation ein geeignetes Instrument, um die Aktivitäten und Bemühungen zu controllen. Controlling im Arbeitsschutz legt den Ist-Wert der Bemühungen und Aktivitäten im Arbeitsschutz fest. Also sind zum Beispiel alle elektronischen Betriebsmittel geprüft, sind die Beschäftigten unterwiesen worden, ist ein betriebliches Eingliederungsmanagement implementiert. Daraufhin wird der Ist-Wert mit dem Soll-Wert abgeglichen und es werden Abweichungen, also „Gaps“ festgestellt. Diese Gaps gilt es zu minimieren. Es werden Maßnahmen definiert und Fristen terminiert, um den Ist-Wert an den Soll-Wert anzugleichen. Danach erfolgt immer eine Wirksamkeitskontrolle, ob die Maßnahme effizient war. Dieser Kreislauf wird immer wieder wiederholt.

Wie können nun Compliance und Controlling im Arbeitsschutz optimal umgesetzt werden?

Dafür gibt es die perfekte Lösung – Das Institut für Gesundheit und Management (IfG GmbH) hat für diese Herausforderung ein grundlegendes Konzept erarbeitet und daraus 2018 eine Software entwickelt.

Das Konzept des Modernen Integrierten Arbeitsschutzes (MIAS) ist mit dem Ziel entwickelt worden, Sicherheit, Gesundheit und Leistungsfähigkeit in Betrieben systematisch sicherzustellen. Und zu steigern! Es gibt den Verantwortlichen ein Instrument zur Hand, den betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz ganzheitlich zu entwickeln, zu messen und sukzessive zu verbessern. Für ein Mehr an Gesundheit, Leistung und Erfolg im Betrieb.

Am Anfang steht eine Analyse, durch die man sich step by step durchklickt und die Fragen und Anforderungen entsprechend beantwortet. MIAS kennt alle Regularien, so steht einer lückenlosen Ermittlung des Status Quo nichts im Weg. Die Auswertung erfolgt sowohl in tabellarischer als auch in grafischer Form. Kreissektordiagramme visualisieren das Ergebnis auf einem Blick und können die unterschiedlichen Zielhierarchien abbilden. Daraus generiert sich eine ToDo Liste, die die Anforderungen an Rechtskonformität oder an das Managementsystem nach den aufgedeckten Defiziten priorisiert. Das Tool dient zur Unterstützung im Projektmanagement. Maßnahmen, Zuständigkeiten, Fristen und Prioritäten können zugeordnet und auf Wirksamkeit überprüft werden und mit Hilfe zahlreicher Handlungsanleitungen und Vorlagen erreicht man schließlich bei korrekter Umsetzung Gesetzeskonformität

MIAS-Sektor-Diagramm

Ganz wichtig bei Compliance und Controlling im Arbeitsschutz ist es, die ergriffenen Maßnahmen auf Wirksamkeit zu prüfen und auch die Verlaufsdokumentation aufrecht zu erhalten. Das ist mit MIAS sehr leicht zu realisieren, da man die Analysen immer wieder durchführen und vergleichen kann.

Und ganz nebenbei punktet die Software auch mit ihrer Nutzerfreundlichkeit und weiteren Features:

  • vorgefertigte Checklisten mit einfacher Rating-Möglichkeit für eine aussagekräftige IST-Analyse​
  • automatisierte und kennzahlenbasierte Auswertung​
  • Diagramme zur Veranschaulichung der Ergebnisse​
  • ToDo-Listen als Projektmanagement-Tool zur Festlegung von Zuständigkeiten, Fristen und Prioritäten​
  • Konkrete Handlungsanleitungen und Vorlagen zur einfacheren Umsetzung von Maßnahmen​
  • Möglichkeit des Controllings der umgesetzten Maßnahmen​
  • Evaluation anhand von Vergleichsdiagrammen (vorher & nachher)

MIAS® System kann tatsächlich noch mehr!

Die Software deckt aber nicht nur Ihre Gesetzeskonformität auf, sondern geht noch einen Schritt weiter. MIAS® System leitet in der zweiten Stufe Organisationen dazu an, ein Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (nach DIN ISO 45001) aufzubauen und sich danach zertifizieren zu lassen. 

Folgende Fragen können Sie also mit MIAS® System in Zukunft beantworten:

  1. Was ist der aktuelle Stand der Organisation im Themenbereich Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit? ​
  2. Ist die Organisation rechtskonform? ​
  3. Ist die Organisation bereit für die Zertifizierung nach DIN ISO 45001? ​
  4. Wo liegen die Defizite und wie können sie behoben werden? ​
  5. Welche Maßnahmen müssen dazu ergriffen werden? ​
  6. Wie können Maßnahmen effizient umgesetzt werden? ​
  7. Wie werden diese Maßnahmen kontrolliert? ​
  8. Wie erfolgt eine Evaluation?

Und es werden folgende Ziele werden erreicht:

  • Ermittlung des Status quo aller Bemühungen im Arbeits- und Gesundheitsschutz
  • Aufdecken von Defiziten​
  • Erreichen von Rechtskonformität durch die Umsetzung empfohlener Maßnahmen
  • Anleitung zur Umsetzung der DIN ISO 45001​
  • Erreichen der Voraussetzungen zur Zertifizierung nach DIN ISO 45001

Um diese Ziele genau im Sinne der jeweiligen Anwender zu erreichen, hat die IfG GmbH bei der Entwicklung des MIAS® Systems auf ihre langjährige Praxis-Erfahrung in den Bereichen Arbeitssicherheit und betrieblichem Gesundheitsmanagement zurückgegriffen. Sie Software wurde zusammen mit allen Beratern entwickelt und bietet deswegen allen Organisationen einen echten Mehrwert. Weitere Infos finden Sie unter: www.gesundheitsmanagement.com

Zum Autor:

Dr. Christian Weigl

Im Gremium ISO 45001 der DIN<br>Promovierter Arbeitspsychologe und Sportwissenschaftler<br>Geschäftsführer des Instituts für Gesundheit und Management (IFG GmbH)

Kontakt

IfG GmbH Institut für Gesundheit und Management
Konrad-Mayer-Straße 26
92237 Sulzbach-Rosenberg

Tel.:     09661 81 38 0
E-Mail: weigl@gesundheitsmanagement.com
Web:   www.gesundheitsmanagement.com

[1] https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__3.html


Kostenfreie MIAS® System Info Online-Seminare


Betrieblicher Gesundheitsmanager mit Internen Auditor nach DIN ISO 45001 kombinieren

Die Kombination der Ausbildung betrieblichen Gesundheitsmanager mit der Ausbildung zum Internen Auditor nach DIN ISO 45001
ist bisher in Deutschland einmalig.

Profitieren Sie von den IFG-Kompetenzfeldern. Lernen Sie nicht von irgendwem – lernen Sie von den absoluten Profis, die seit 1990 Standards setzen. Dr. Christian Weigl und Dr. Ingo Weinreich sind die Experten, wenn es um das Thema Betriebliches Gesundheitsmanagement geht. Sie haben den Begriff BGM maßgeblich gestaltet und definiert, Bücher geschrieben , als erste Institution Betriebliche Gesundheitsmanager ausgebildet, den BBGM e.V. gegründet und die Zertifizierung der Ausbildung entwickelt.

Gern können Sie sich auch zu unserem IfG-Newsletter anmelden.


Die sechs größten Fehler beim Aufbau eines Managementsystems nach DIN ISO 45001

Optimierung durch detaillierte Planung für ein funktionierendes und gewinnbringendes SGAMS

Es ist nicht einfach ein Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit [kurz: SGAMS] nach DIN ISO 45001:2018aufzubauen. Eine detaillierte Planung und Analyse im Vorfeld ist notwendig, um das Ziel eines funktionierenden und gewinnbringenden SGAMS auf möglichst direktem Weg zu erreichen. Achten Sie unter anderem auf die Vermeidung folgender Stolpersteine, um bei der Umsetzung wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen.

Unklarer Auftrag

Missverständnisse gefährden eine erfolgreiche Abwicklung. Vor der Umsetzung eines Managementsystems für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit nach DIN ISO 45001:2018 sollte daher zu allererst eine klare Aufgabenstellung mit der obersten Leitung formuliert werden. Soll ein bestehendes Managementsystem weiterentwickelt oder soll ein neues Managementsystem aufgebaut werden? Des Weiteren gilt es festzulegen, ob der Bereich Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit [kurz: SGA] in ein bereits bestehendes integriertes Managementsystem [kurz: IMS] eingebettet werden soll oder nur davon unterstützt werden soll. Außerdem sollten unbedingt auch die Verantwortlichkeiten abgeklärt werden. Wer trägt die Hauptverantwortung und wer trägt eine Teilverantwortung?

Je nach Aufgabenstellung variieren die zur Ausführung benötigten Ressourcen. Deshalb sollte die Art des Auftrags bereits vor der Planung mit der obersten Leitung der Organisation detailliert und unmissverständlich vereinbart werden. Andernfalls werden möglicherweise wertvolle Ressourcen verschwendet.

Zu knappe Ressourcen

Bei jedem Projekt müssen vorab die benötigten Ressourcen zur Umsetzung festgelegt und sichergestellt werden. So auch beim Aufbau eines Managementsystems für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit nach DIN ISO 45001:2018. Dabei sollten materielle, zeitliche und besonders auch Kompetenz-Ressourcen Beachtung finden. Fällt eine zu knappe Ressourcenplanung erst während der Umsetzung auf, kann dies die [Weiter-] Entwicklung des SGAMS nach DIN ISO 45001:2018 verzögern oder gar gefährden. Die Sicherstellung ausreichender Kompetenzen im Umsetzungs-Team ist besonders wichtig für eine erfolgreiche Abwicklung. Insbesondere die Person, die für den Aufbau des Managementsystems verantwortlich ist, benötigt neben sozialen und methodischen Kompetenzen auch umfassendes Wissen zur Norm DIN ISO 45001:2018, zum Aufbau eines Managementsystems, zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit sowie zur Organisation und Branche. Diese gesammelten Kompetenzen sind selten in nur einer Person zu finden. Daher sollte gleich von Anfang an ein Umsetzungs-Team zusammengestellt werden, das die genannten Kompetenzen abdeckt. Gegebenenfalls müssen fehlende Kompetenzen vorab noch entwickelt werden. Eine realistische Ressourcenplanung ist essenziell für die erfolgreiche Umsetzung eines SGAMS nach DIN ISO 45001:2018.

Zur Sicherheit sollte bei der Ressourcenplanung ein Puffer von 20 Prozent einbezogen werden.

Unzureichende Information und Kommunikation

Das SGAMS nach DIN ISO 45001:2018 kann nur dann funktionieren und Mehrwert bringen, wenn alle Beteiligten und Beschäftigten ausreichend informiert sind. Bereits während des Aufbaus der Strukturen des SGAMS, müssen alle Beteiligten und Beschäftigten regelmäßig über die Inhalte und den Fortschritt des SGAMS informiert werden. Auf diese Weise wird Verständnis und Anwendungskompetenz generiert aber auch die aktive Beteiligung an der Umsetzung gefördert. Allerdings sollte im Vorfeld geklärt werden, welche Zielgruppe wann und wie über welche Themen informiert wird. Selbstverständlich dürfen auch alle erfolgreich abgeschlossenen [Teil-] Schritte kommuniziert werden. Das schafft Energie für die nächsten Schritte und schwächt Zweifler und Kritiker ab.

Mögliche Risiken und Hindernisse werden im Vorfeld nicht abgeklärt

Unerwartete Hindernisse bei der Umsetzung können den Aufbau bzw. die Weiterentwicklung eines Managementsystems deutlich verzögern, so sollten beispielsweise mögliche Konflikte zwischen Führungskräften und Fachkräften für Arbeitssicherheit oder Schwierigkeiten bei der Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen bestenfalls schon im Vorfeld abgeklärt werden. Durch eine genaue Analyse von möglichen Risiken können gegebenenfalls einige Hindernisse bereits vorab beseitigt werden oder ausreichende zeitliche Ressourcen zur Klärung eingeplant werden. Der Aufwand einer detaillierten Analyse möglicher Hindernisse wird durch einen reibungsloseren Ablauf bei der Umsetzung belohnt.

Bereits bestehende Managementsysteme werden nicht mit einbezogen

Sollten in der Organisation bereits andere Managementsysteme [z.B. Qualitätsmanagement] vorhanden sein, müssen diese bei der Implementierung des SGAMS beachtet werden. Andernfalls kann unnötiger doppelter Aufwand entstehen oder die Managementsysteme behindern sich gegenseitig. Ist also bereits ein Managementsystem vorhanden, sollte das SGAMS „seitlich“ angebaut und erweitert werden.

Im Fall eines bestehenden Qualitätsmanagementsystems sollte beispielsweise die bereits existierende Qualitätspolitik durch die von DIN ISO 45001:2018 geforderte SGA-Politik, Strategien, Visionen und Überlegungen im SGA ergänzt werden. Auch die Qualitätsziele müssen durch die Ziele in Bezug auf Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit ergänzt werden. Folglich müssen die definierten SGA-Kriterien in bestehende Prozessabläufe implementiert und SGA-Akteure in den schon dokumentierten Qualitäts- und Aufbaustrukturen platziert werden.

Ungenutzte Chancen

Die Erstellung aller von der Norm DIN ISO 45001:2018 geforderten Dokumente kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Daher sollte hier jede Arbeits-Erleichterung willkommen sein. In den meisten Fällen sind in der Organisation schon einige SGA-relevante Dokumente vorhanden. Diese vorhandenen SGA-Dokumente sollten genutzt werden. Es ist zwar eine Überprüfung und gegebenenfalls auch eine Überarbeitung der Dokumente [insbesondere bezüglich der Rechtskonformität] nötig, allerdings ist diese im Vergleich zur Neuerstellung mit deutlich weniger Aufwand verbunden.

Neben der Verwendung schon vorhandener Dokumente ist auch der Einbezug wichtiger Akteure im SGA eine große Hilfe und sogar zwingend notwendig. Vom SGAMS-Kompetenzteam werden zwar die Grundstrukturen zur Gefährdungsbeurteilung und zur Beurteilung von Chancen geliefert – allerdings werden diese durch Führungskräfte, Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Sicherheitsbeauftragte umgesetzt. Außerdem sollte die Betriebsärztin/der Betriebsarzt in die Prozessfestlegung der arbeitsmedizinischen Vorsorge einbezogen werden, da sie/er diese zusammen mit dem Assistenzpersonal umsetzen wird. Auch Gefahrstoff-, Datenschutz- und Brandschutzbeauftragte sowie weitere relevante SGA-Akteure sollten aktiv mit ihren Erfahrungen einbezogen werden. Auf diese Weise kann bestehendes Wissen genutzt werden.

Aktive Unterstützer auch abseits der SGA-Akteure können eine weitere Erleichterung bei der Umsetzung eines SGAMS nach DIN ISO 45001:2018 sein. Es gibt einige Akteure innerhalb der Organisation, die vom SGAMS profitieren können und somit auch bei der Umsetzung möglicherweise sogar gerne aktiv unterstützen. Allerdings müssen diese Akteure informiert sein, um helfen zu können. Daher lohnt sich die Suche nach potenziellen Unterstützern. Für Führungskräfte bietet ein SGAMS viele Vorteile, wie beispielsweise eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie die Verringerung von Verletzungen und Erkrankungen. Auch die Personalabteilung kann von einer Zertifizierung profitieren und mit mehr Bewerbern rechnen. Aber auch Instandhalter oder Einkäufer können dank entstehender Richtlinien und schnell verfügbaren Informationen effektiver und sicherer Arbeiten. Die Chancen sind sehr vielfältig und somit auch der Pool an potenziellen Unterstützern. Nutzen Sie diese Möglichkeiten und informieren Sie gezielt über die jeweiligen Vorteile.